В процессе решения различного рода задач, как учебных, так и практических, пользователи нередко обращаются к программе Excel.

Электронные таблицы позволяет проводить анализ данных, строить диаграммы и графики, а также выполнять разнообразные вычисления. Одной из распространенных операций является вычисление процентов. Умение грамотно производить необходимые расчеты – полезный навык, который находит успешное применение практически во всех сферах жизни. Какие техники помогут посчитать проценты с помощью таблиц Excel?

Как посчитать проценты в Excel – основная формула расчета

Прежде, чем приступить к вычислению процентов, необходимо определиться с терминологией. Термин «процент» означает количество долей из всех 100 долей целого. Математическое определение процента – дробь, числитель которой определяет искомое количество частей, а знаменатель – общее. Результат умножается на 100 (т.к. целое – 100%). Работая с электронной таблицей, формула для определения процента выглядит следующим образом:

Часть/целое = Процент

От привычной в математике интерпретации отличает лишь отсутствие дальнейшего умножения на 100. Получить необходимый формат значения помогут свойства полей таблицы – достаточно активировать Процентный формат ячейки.

Пример 1

Перед вами ряд данных, внесенных, например, в колонку D (D2, D3, D4, D5, …). Необходимо рассчитать, 5% от каждого значения.

• Активируете соседнюю с первым значением (или любую другую) ячейку – в ней будет располагаться результат вычислений.
• В ячейке E2 записываете выражение «=D2/100*5» или «=D2*5%».
• Жмете Enter.
• «Протяните» ячейку E2 на необходимое число строк. Благодаря маркеру автозаполнения по указанной выше формуле будет произведен расчет и для остальных значений.

Пример 2

Перед вами находятся 2 колонки значений – например, реализованные пирожные (D2, D3, D4, D5, …) и общее количество выпечки (E2, E3, E4, E5, …) каждого вида. Необходимо определить, какая часть продукции реализована.

• В ячейке, где будет рассчитан результат (например, F) записываете выражение «=D2/E2».
• Жмете Enter и «протягиваете» ячейку на необходимое число строк. Использование маркера автозаполнения позволит применить данную формулу для всех последующих ячеек и произвести верные расчеты.
• Для перевода результата в формат процентов выделите необходимые ячейки и воспользуйтесь командой Percent Style. Для активации последней можно кликнуть правой клавишей мыши и выбрать в появившемся перечне пункт «Формат ячеек» – «Процентный». При этом вы указываете желаемое число десятичных знаков. Или же перейдите в раздел «Главная» – «Число» и выберите вид «Процентный».

Как посчитать проценты в Excel – процент от суммы

Для вычисления доли каждой части относительно общей суммы используйте выражение «=A2/$A$10», где A2 – интересующее значение, общая сумма указана в ячейке A10. Как быть, если интересующая вас позиция встречается в таблице несколько раз? В таком случае воспользуйтесь функцией SUMIF (СУММЕСЛИ) с параметрами:

SUMIF(range,criteria,sum_range)/total

СУММЕСЛИ(диапазон;критерий;диапазон_суммирования)/общая сумма

• Перемещаетесь в ячейку, где будет получен результат.
• Записываете выражение «=СУММЕСЛИ(C2:C10;F1;D2:D10)/$D$14» (или =SUMIF (C2:C10;F1;D2:D10)/$D$14), где

C2:C10, D2:D10 – диапазоны значений, в пределах которых происходят вычисления,

F1 – ячейка, в которой указана исследуемая характеристика,

D14 – ячейка, в которой рассчитана сумма.

Как посчитать проценты в Excel – изменение в процентах

Необходимость в таких вычислениях часто возникает в ходе оценки прироста или убыли по результатам деятельности. Итак, объемы продаж по категориям продукции за 2015г. внесены в колонку D, аналогичные данные за 2016г. – в колонку E. Необходимо определить на сколько процентов увеличился или уменьшился объем продаж.

• В ячейке F2 указываете формулу «=(E2-D2)/D2».
• Переводите данные ячейки в формат Процентный.
• Для вычисления прироста или убыли для остальных категорий (ячеек), протяните F2 на необходимое количество строк.
• Оцениваете результат. Если значение положительное – вы имеете прирост, если отрицательное – убыль.

Пользоваться программой EXCEL не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Эту программу разработала крупная корпорация Microsoft, и когда они создавали ее, то знали, что с помощью этой программы можно будет упростить жизнь работникам разных сфер с помощью функции добавления формул. У этой программы невероятно огромный функционал, который может быть использован для самых разных целей, как каких-то личных, так и по работе или учебе.

Сами по себе формулы не представляют сложности, и их понять очень просто. Но даже несмотря на то, что они несложны изучении, они полезны, ведь благодаря этим формулам можно сократить время на расчеты. Благодаря формулам можно получать в одной ячейке определенные результаты выражений, переменными в которых будут выступать другие ячейки. Благодаря этой программе можно произвести самые сложные математические и финансовые расчеты практически не утруждая себя размышлениями.

Кроме того, ячейки, которые выступают переменными для выражений, могут принимать не только ввод чисел с клавиатуры, а также и результаты других формул. Кроме обычных математических подсчетов формулы могут помочь вам провести логические расчеты.
Благодаря этой программе можно узнать такие показатели как:

Максимум, минимум и средний показатель.
- Процентное соотношение чисел
- Разные критерии, включая критерий Стьюдента
- А так же еще много полезных показателей

Преимуществ у программы очень много, но основным, конечно же, является то, что она может преобразовать числа и создать альтернативный вариант, какой-либо сценарий, и при этом все расчеты практически моментально.

Применение простых формул в Excel.

Рассмотрим формулы на простом примере суммы двух чисел для того, чтобы понять принцип их работы. Примером будет являться сумма двух чисел. Переменными будут выступать ячейки А1 и В1, в которые пользователь будет вводить числа. В ячейке С3 выведется сумма этих двух чисел в том случае, если на ней задана следующая формула:
=СУММ(А1;В1).

Посчитать сумму можно и самостоятельно, но в более сложных примерам, где складывать нужно десятки и сотни тысяч, это будет сделать сложнее в уме, а с помощью формулы суммы значение посчитается автоматически, практически, как в калькуляторе.

Данные в ячейках с переменными можно изменять, но ячейку с формулой менять не нужно, если только не хотите заменить ее другой формулой. Кроме суммы можно произвести и остальные математические операции, такие как разность, деление и умножение. Формула всегда начинается со знака "=". Если его не будет, то программа не засчитает вашу формулу.

Как создать формулу в программе?

В прошлом примере рассмотрен пример суммы двух чисел, с чем справится каждый и без помощи Excel, но когда надо посчитать сумму более, чем 2 значения, то это займет большее время, поэтому можно выполнить сумму сразу трех ячеек, для этого просто нужно написать следующую формулу в ячейку D1:
=СУММ(А1:B1;C1).

Но бывают случаи, когда нужно сложить, к примеру, 10 значений, для этого можно использовать следующий вариант формулы:
=СУММ(А1:А10), что будет выглядеть следующим образом.

И точно так же с произведением, только вместо СУММ использовать ПРОИЗВЕД.

Также можно использовать формулы для нескольких диапазонов, для этого нужно прописать следующий вариант формулы, в нашем случае произведения:
=ПРОИЗВЕД(А1-А10, В1-В10, С1-С10)

Комбинации формул.

Кроме того, что можно задать большой диапазон чисел, можно также и комбинировать различные формулы. К примеру, нам нужно сложить числа определенного диапазона, и нужно посчитать их произведение с умножением на разные коэффициенты при разных вариантах. Допустим, нам нужно узнать коэффициент 1.4 от суммы диапазона (А1:С1) если их сумма меньше 90, но если их сумма больше или равна 90, то тогда нам нужно узнать коэффициент 1.5 от этой же суммы. Для этой, с виду сложной, задачи задается всего одна простая формула, которая объединяет в себе две базовые формулы, и выглядит она так:

ЕСЛИ(СУММ(А1:С1)<90;СУММ(А1:С1)*1,4;СУММ(А1:С1)*1,5).

Как можно заметить, в этом примере были использованы две формулы, одна из которых ЕСЛИ, которая сравнивает указанные значения, а вторая СУММ, с которой мы уже знакомы. Формула ЕСЛИ имеет три аргумента: условие, верно, неверно.

Рассмотрим формулу поподробнее опираясь на наш пример. Формула ЕСЛИ получает три аргумента. Первым является условие, которое проверяет меньше сумма диапазона 90 или нет. Если условие верно, то выполняется второй аргумент, а если ложно, то будет выполнен третий аргумент. То есть, если мы введем значение в ячейки, сумма которых будет меньше 90, то выполнится умножение этой суммы на коэффициент 1,4, а если их сумма будет больше или равна 90, то тогда произойдет умножение на коэффициент 1,5.

Такие строения применяются для вычисления сложных значений, и они могут использоваться не единожды в одной книге Excel.

Базовые функции Excel

Функционал Excel поражает своим разнообразием, и пользоваться этим функционалом может пользоваться каждый для самых разных целей (карьера или обучение). Не все функции используются регулярно, но есть такие, которые будут использоваться чуть ли не каждый раз.

Чтобы посмотреть набор формул, которым обладает программа, необходимо нажать кнопку "Вставить функцию", которая находится на вкладке "Формулы".

Или же можно нажать комбинацию клавиш Shift+F3. Эта кнопка (или комбинация клавиш на клавиатуре) позволяет ускорить процесс написания формул. Вам необязательно вводить все вручную, ведь при нажатии на эту кнопку в выбранной в данный момент ячейке будет добавлена та формула с аргументами, которые вы выберете в списке. Можно производить поиск по этому списку, используя начало формулы, или выбрать категорию, в которой нужная вам формула будет находиться.

К примеру, функция СУММЕСЛИМН находится в категории математических функций.

После выбора нужно функции нужно заполнить поля на ваше усмотрение.

Функция ВПР

Одной из очень полезных функций Excel является функция, которая называется ВПР. Благодаря этой функции вы можете получить необходимую информацию из таблицы. У функции есть три аргумента, которые помогут вам это осуществить.

Первым аргументом является ячейка, в которой находится переменная, вводимая с клавиатуры пользователем. Из этой ячейки будет браться информация о строке, из которой нужно вытащить информацию. Второй аргумент - это непосредственно сам диапазон, в котором будет производиться поиск необходимого значения. А третий аргумент - число, которое покажет номер столбца, в котором и будет располагаться информация, которую нужно возвратить.

Стоит заметить, что поиск произойдет даже тогда, когда некоторые номера не существуют, а если вы попросите вашу формулу найти информацию из номера, которого не существует, то не наткнетесь на ошибку, а получите результат из предыдущей ячейки.

Это происходит из-за того, что данная функция имеет еще и четвертый аргумент, который имеет только два значения, ИСТИНА или ЛОЖЬ, а так как он у нас не задан, то по умолчанию он стал в позицию ИСТИНА.

Округление чисел, используя стандартные функции

Функции Excel позволяют выполнить не только простые математические операции, такие как сложение, вычитание умножение и так далее, а также позволяют выполнять и округление, которое может оказаться очень полезно, если нужно получить точно определенное число, которое потом будет использовано для каких-либо определённых целей, например, для того, что использовать его как значение аргумента в функции, где десятичные цифры недопустимы. Получить округленное число можно как в большую, так и меньшую сторону.

Чтобы округлить значение ячейки в большую сторону вам понадобится формула "ОКРУГЛВВЕРХ". Стоит обратить внимание на то, что формула принимает не один аргумент, что было бы логичным, а два, и второй аргумент должен быть равен нулю.

На рисунке хорошо видно, как произошло округление в большую сторону. Следовательно, информацию в ячейке А1 можно менять как и во всех других случаях, потому что она является переменной, и используется в качестве значения аргумента. Но если вам необходимо округлить число не в большую, а меньшую сторону, то эта формула не поможет вам. В данном случае вам необходима формула ОКРУГЛВНИЗ. Округление произойдет к ближайшему целому числу, которое меньше нынешнего дробного значения. То есть, если в примере на картинке задать вместо формулы ОКРУГЛВВЕРХ формулу ОКРУГЛВНИЗ, то результат будет уже не 77, а 76.

Благодаря творению корпорации Microsoft мы имеем очень удобную программу, которая может стать отличным помощником как в учебе, так и в работе, а также и в каких-то личных целях. Функции и формулы делают эту программу еще удобнее и более функциональной. Благодаря формулам вы можете получать сумму и производить другие математические операции над заданными диапазонами чисел, вы можете находить в столбце определенную информацию или округлять дробные числа до целого. Эта программа особенно полезна для студентов, которые проходят высшую математику, ведь здесь можно создать полноценный калькулятор, который будет вычислять значения матриц.

Во второй части цикла Excel 2010 для начинающих вы научитесь связывать ячейки таблиц математическими формулами, добавлять строки и столбцы к уже готовой таблице, узнаете о функции автозаполнения и многое другое.

Введение

В первой части цикла «Excel 2010 для начинающих» мы познакомились с самыми азами программы Excel, научившись в ней создавать обычные таблицы. Строго говоря, дело это нехитрое и конечно возможности этой программы намного шире.

Основное преимущество электронных таблиц состоит в том, что отдельные клетки с данными можно связать между собой математическими формулами. То есть при изменении значения одной из связанных между собой ячеек, данные других будут пересчитаны автоматически.

В этой части мы разберемся, какую же пользу могут принести такие возможности на примере уже созданной нами таблицы бюджетных расходов, для чего нам придется научиться составлять простые формулы. Так же мы познакомимся с функцией автозаполнения ячеек и узнаем, каким образом можно вставлять в таблицу дополнительные строки и столбцы, а так же объединять в ней ячейки.

Выполнение базовых арифметических операций

Помимо создания обычных таблиц, Excel можно использовать для выполнения в них арифметических операций, таких как: сложение, вычитание, умножение и деление.

Для выполнения расчетов в любой ячейке таблицы необходимо создать внутри нее простейшую формулу , которая всегда должна начинаться со знака равенства (=). Для указания математических операций внутри формулы используются обычные арифметические операторы:

Например, давайте представим, что нам необходимо сложить два числа - «12» и «7». Установите курсор мыши в любую ячейку и напечатайте следующее выражение: «=12+7». По окончании ввода нажмите клавишу «Enter» и в ячейке отобразится результат вычисления - «19».

Чтобы узнать, что же на самом деле содержит ячейка - формулу или число, - необходимо ее выделить и посмотреть на строку формул - область находящуюся сразу же над наименованиями столбцов. В нашем случае в ней как раз отображается формула, которую мы только что вводили.

После проведения всех операций, обратите внимание на результат деления чисел 12 на 7, который получился не целым (1,714286) и содержит довольно много цифр после запятой. В большинстве случаев такая точность не требуется, да и столь длинные числа будут только загромождать таблицу.

Чтобы это исправить, выделите ячейку с числом, у которого необходимо изменить количество десятичных знаков после запятой и на вкладке Главная в группе Число выберите команду Уменьшить разрядность . Каждое нажатие на эту кнопку убирает один знак.

Слева от команды Уменьшить разрядность находится кнопка, выполняющая обратную операцию - увеличивает число знаков после запятой для отображения более точных значений.

Составление формул

Теперь давайте вернемся к таблице бюджетных расходов, которую мы создавали в первой части этого цикла.

На данный момент в ней зафиксированы ежемесячные личные расходы по конкретным статьям. Например, можно узнать, сколько было истрачено в феврале на продукты питания или в марте на обслуживание автомобиля. А вот общие ежемесячные расходы здесь не указаны, хотя именно эти показатели для многих являются самыми важными. Давайте исправим эту ситуацию, добавив внизу таблицы строчку «Ежемесячные расходы» и рассчитаем ее значения.

Чтобы посчитать суммарный расход за январь в ячейке B7 можно написать следующее выражение: «=18250+5100+6250+2500+3300» и нажать Enter, после чего вы увидите результат вычисления. Это является примером применения простейшей формулы, составление которой ничем не отличается от вычислений на калькуляторе. Разве что знак равно ставится вначале выражения, а не в конце.

А теперь представьте, что при указании значений одной или нескольких статей расходов вы допустили ошибку. В этом случае, вам придется скорректировать не только данные в ячейках с указанием расходов, но и формулу вычисления суммарных трат. Конечно, это очень неудобно и поэтому в Excel при составлении формул часто используются не конкретные числовые значения, а адреса и диапазоны ячеек .

С учетом этого давайте изменим нашу формулу вычисления суммарных ежемесячных расходов.

В ячейку B7, введите знак равно (=) и… вместо того, чтобы вручную вбивать значение клетки B2, щелкните по ней левой кнопкой мыши. После этого вокруг ячейки появится пунктирная выделительная рамка, которая показывает, что ее значение попало в формулу. Теперь введите знак «+» и щелкните по ячейке B3. Далее проделайте тоже самое с ячейками B4, B5 и B6, а затем нажмите клавишу ВВОД (Enter), после чего появится то же значение суммы, что и в первом случае.

Выделите вновь ячейку B7 и посмотрите на строку формул. Видно, что вместо цифр - значений ячеек, в формуле содержатся их адреса. Это очень важный момент, так как мы только что построили формулу не из конкретных чисел, а из значений ячеек, которые могут со временем изменяться. Например, если теперь поменять сумму расходов на покупку вещей в январе, то весь ежемесячный суммарный расход будет пересчитан автоматически. Попробуйте.

Теперь давайте предположим, что просуммировать нужно не пять значений, как в нашем примере, а сто или двести. Как вы понимаете, использовать вышеописанный метод построения формул в таком случае очень неудобно. В этом случае лучше воспользоваться специальной кнопкой «Автосумма», которая позволяет вычислить сумму нескольких ячеек в пределах одного столбца или строки. В Excel можно считать не только суммы столбцов, но и строк, так что используем ее для вычисления, например, общих расходов на продукты питания за полгода.

Установите курсор на пустой клетке сбоку нужной строки (в нашем случае это H2). Затем нажмите кнопку Сумма на закладке Главная в группе Редактирование . Теперь, вернемся к таблице и посмотрим, что же произошло.

В выбранной нами ячейке появилась формула с интервалом ячеек, значения которых требуется просуммировать. При этом опять появилась пунктирная выделительная рамка. Только в этот раз она обрамляет не одну клетку, а весь диапазон ячеек, сумму которых требуется посчитать.

Теперь посмотрим на саму формулу. Как и раньше, вначале идет знак равенства, но на этот раз за ним следует функция «СУММ» - заранее определенная формула, которая выполнит сложение значений указанных ячеек. Сразу за функцией идут скобки расположенные вокруг адресов клеток, значения которых нужно просуммировать, называемые аргументом формулы . Обратите внимание, что в формуле не указаны все адреса суммируемых ячеек, а лишь первой и последней. Двоеточие между ними обозначает, что указан диапазон клеток от B2 до G2.

После нажатия Enter, в выбранной ячейке появится результат, но на этом возможности кнопки Сумма не заканчиваются. Щелкните на стрелочку рядом с ней и откроется список, содержащий функции для вычисления средних значений (Среднее), количества введенных данных (Число), максимальных (Максимум) и минимальных (Минимум) значений.

Итак, в нашей таблице мы посчитали общие траты за январь и суммарный расход на продукты питания за полгода. При этом сделали это двумя разными способами - сначала с использованием в формуле адресов ячеек, а затем, функции и диапазона. Теперь, самое время закончить расчеты для оставшихся ячеек, посчитав общие затраты по остальным месяцам и статьям расходов.

Автозаполнение

Для расчета оставшихся сумм воспользуемся одной замечательной особенностью программы Excel, которая заключается в возможности автоматизировать процесс заполнения ячеек систематизированными данными.

Иногда в Excel приходится вводить похожие однотипные данные в определенной последовательности, например дни недели, даты или порядковые номера строк. Помните, в первой части этого цикла в шапке таблицы мы вводили название месяца в каждый столбец по отдельности? На самом деле, совершенно необязательно было вводить весь этот список вручную, так как приложение во многих случаях может сделать это за вас.

Давайте сотрем все названия месяцев в шапке нашей таблицы, кроме первого. Теперь выделите ячейку с надписью «Январь» и переместите указатель мыши в правый ее нижний угол, что бы он принял форму крестика, который называется маркером заполнения . Зажмите левую кнопку мыши и перетащите его вправо.

На экране появится всплывающая подсказка, которая сообщит вам то значение, которое программа собирается вставить в следующую клетку. В нашем случае это «Февраль». По мере перемещения маркера вниз она будет меняться на названия других месяцев, что поможет вам понять, где нужно остановиться. После того как кнопка будет отпущена, список заполнится автоматически.

Конечно, Excel не всегда верно «понимает», как нужно заполнить последующие клетки, так как последовательности могут быть довольно разнообразными. Представим себе, что нам необходимо заполнить строку четными числовыми значениями: 2, 4, 6, 8 и так далее. Если мы введем число «2» и попробуем переместить маркер автозаполнения вправо, то окажется, что программа предлагает, как в следующую, так и в другие ячейки вставить опять значение «2».

В этом случае, приложению необходимо предоставить несколько больше данных. Для этого в следующей ячейке справа введем цифру «4». Теперь выделим обе заполненные клетки и вновь переместим курсор в правый нижний угол области выделения, что бы он принял форму маркера выделения. Перемещая маркер вниз, мы видим, что теперь программа поняла нашу последовательность и показывает в подсказках нужные значения.

Таким образом, для сложных последовательностей, перед применением автозаполнения, необходимо самостоятельно заполнить сразу несколько ячеек, что бы Excel правильно смог определить общий алгоритм вычисления их значений.

Теперь давайте применим эту полезную возможность программы к нашей таблице, что бы ни вводить формулы вручную для оставшихся клеток. Сначала выделите ячейку с уже посчитанной суммой (B7).

Теперь «зацепите» курсором правый нижний угол квадратика и перетащите маркер вправо до ячейки G7. После того как вы отпустите клавишу, приложение само скопирует формулу в отмеченные ячейки, при этом автоматически изменив адреса клеток, содержащихся в выражении, подставив правильные значения.

При этом если маркер перемещать вправо, как в нашем случае, или вниз, то ячейки будут заполняться в порядке возрастания, а влево или вверх - в порядке убывания.

Существует так же способ заполнения ряда с помощью ленты. Воспользуемся им для вычисления сумм затрат по всем расходным статьям (столбец H).

Выделяем диапазон, который следует заполнить, начиная с ячейки с уже введенными данными. Затем на вкладке Главная в группе Редактирование нажимаем кнопку Заполнить и выбираем направление заполнения.

Добавление строк, столбцов и объединение ячеек

Чтобы получить больше практики в составлении формул, давайте расширим нашу таблицу и заодно освоим несколько основных операций ее форматирования. Например, добавим к расходной части, статьи доходов, а затем проведем расчет возможных бюджетных накоплений.

Предположим, что доходная часть таблицы будет располагаться сверху над расходной. Для этого нам придется вставить несколько дополнительных строк. Как всегда, сделать это можно двумя путями: используя команды на ленте или в контекстном меню, что быстрее и проще.

Щелкните в любой ячейке второй строки правой кнопкой мыши и в открывшемся меню выберите команду Вставить… , а затем в окне - Добавить строку .

После вставки строки обратите внимание на тот факт, что по умолчанию она вставляется над выбранной строкой и имеет формат (цвет фона ячеек, настройки размера, цвета текста и т. д.) ряда располагающегося над ней.

Если нужно изменить форматирование, выбранное по умолчанию, сразу после вставки щелкните по кнопке Параметры добавления , которая автоматически отобразится рядом с правым нижним углом выбранной ячейки и выберите нужный вариант.

Аналогичным методом в таблицу можно вставлять столбцы, которые будут размещаться слева от выбранного и отдельные ячейки.

Кстати, если в итоге строка или столбец после вставки оказались на ненужном месте, их легко можно удалить. Щелкните правой кнопкой мыши на любой ячейке, принадлежащей удаляемому объекту и в открывшемся меню выберите команду Удалить . В завершении укажите, что именно необходимо удалить: строку, столбец или отдельную ячейку.

На ленте для операций добавления можно использовать кнопку Вставить , расположенную в группе Ячейки на закладке Главная , а для удаления, одноименную команду в той же группе.

В нашем случае нам необходимо вставить пять новых строк в верхнюю часть таблицы сразу после шапки. Для этого можно повторить операцию добавления несколько раз, а можно выполнив ее единожды использовать клавишу «F4», которая повторяет самую последнюю операцию.

В итоге после вставки пяти горизонтальных рядов в верхнюю часть таблицы, приводим ее к следующему виду:

Белые неформатированные ряды в таблице мы оставили специально, что бы отделить доходную, расходную и итоговую часть друг от друга, написав в них соответствующие заголовки. Но перед тем как это сделать, мы изучим еще одну операцию в Excel - объединение ячеек .

При объединении нескольких смежных ячеек образуется одна, которая может занимать сразу несколько столбцов или строк. При этом именем объединенной ячейки становится адрес верхней девой ячейки объединяемого диапазона. В любой момент вы можете снова разбить объединенную ячейку, а вот клетку, которая никогда не была объединена, разбить не удастся.

При объединении ячеек, сохраняются данные только верхней левой, данные же всех остальных объединяемых ячеек будут удалены. Помните это и сначала лучше производите объединение, а лишь потом вводите информацию.

Вернемся к нашей таблице. Для того, что бы написать заголовки в белых строчках нам понадобится лишь одна ячейка, в то время как сейчас они состоят из восьми. Давайте исправим это. Выделите все восемь ячеек второго ряда таблицы и на вкладке Главная в группе Выравнивание щелкните на кнопку Объединить и поместить в центре .

После выполнения команды, все выделенные ячейки в строке объединятся в одну большую ячейку.

Рядом с кнопкой объединения расположена стрелочка, нажатие на которую вызовет меню с дополнительными командами, позволяющими: объединять ячейки без центрального выравнивания, объединять целые группы ячеек по горизонтали и вертикали, а так же отменить объединение.

После добавления заголовков, а так же заполнения строк: зарплата, бонусы и ежемесячные доходы, наша таблица стала выглядеть вот так:

Заключение

В заключении давайте рассчитаем последнюю строчку нашей таблицы, воспользовавшись полученными знаниями в этой статье, вычисления значений ячеек которой будут происходить по следующей формуле. В первом месяце баланс будет складываться из обычной разницы между доходом, полученным за месяц и общими расходами в нем. А вот во втором месяце мы к этой разнице приплюсуем баланс первого, так как мы ведем расчет именно накоплений. Расчёты для последующих месяцев будут выполняться по такой же схеме - к текущему ежемесячному балансу будут прибавляться накопления за предыдущий период.

Теперь переведем эти расчеты в формулы понятные Excel. Для января (ячейки B14) формула очень проста и будет выглядеть так: «=B5-B12». А вот для ячейки С14 (февраль) выражение можно записать двумя разными способами: «=(B5-B12)+(C5-C12)» или «=B14+C5-C12». В первом случае мы опять проводим расчет баланса предыдущего месяца и затем прибавляем к нему баланс текущего, а во втором в формулу включается уже рассчитанный результат по предыдущему месяцу. Конечно, использование второго варианта для построения формулы в нашем случае гораздо предпочтительнее. Ведь если следовать логике первого варианта, то в выражении для мартовского расчета будет фигурировать уже 6 адресов ячеек, в апреле - 8, в мае - 10 и так далее, а при использовании второго варианта их всегда будет три.

Для заполнения оставшихся ячеек с D14 по G14 применим возможность их автоматического заполнения, так же как мы это делали в случае с суммами.

Кстати, для проверки значения итоговых накоплений на июнь, находящегося в клетке G14, в ячейке H14 можно вывести разницу между общей суммой ежемесячных доходов (H5) и ежемесячных расходов (H12). Как вы понимаете, они должны быть равны.

Как видно из последних расчетов, в формулах можно использовать не только адреса смежных ячеек, но и любых других, вне зависимости от их расположения в документе или принадлежности к той или иной таблице. Более того вы вправе связывать ячейки находящиеся на разных листах документа и даже в разных книгах, но об этом мы уже поговорим в следующей публикации.

А вот и наша итоговая таблица с выполненными расчётами:

Теперь, при желании, вы уже самостоятельно сможете продолжать ее наполнение, вставляя как дополнительные статьи расходов или доходов (строки), так и добавляя новые месяцы (столбцы).

В следующем материале мы более подробно поговорим о функциях, разберемся с понятием относительных и абсолютных ссылок, обязательно освоим еще несколько полезных элементов редактирования таблиц и многое другое.

Excel содержит мощные средства вычислений по формулам. Формула представляет собой совокупность математических операторов, чисел, ссылок и функций, расположенных в определен-ном порядке. Результат вычисления помещается в ячейку, в которой находится формула. Создавая формулу, помните, что она должна начинаться со знака равенства “=” затем распола­гаются вычисляемые элементы (операнды) между которыми стоят знаки выполняемых операций (операторы).

В качестве операндов могут использоваться постоянные значения (числовые или текстовые константы), ссылки на ячейки или диапазоны ячеек, имена, логические величины (например, ИСТИНА или ЛОЖЬ) и массивы. Константой считается число или текст, которые непосред­ственно вводятся в ячейку, например, текст «Московские известия».

Формула также может включать встроенные функции, которые обеспечивают выполнение стандартных вычислительных операций. В Excel используется более 200 встроенных функций.

По умолчанию электронная таблица вычисляет формулы при их вводе, пересчитывает их повторно при каждом изменении входящих в них исходных данных.

Операторы, используемые в Microsoft Excel

В Excel используют следующие операторы:

· Арифметические операторы – применяются при работе с числами. Результатом выполнения арифметической операции всегда является число.

· Операторы сравнения – используются для сравнения двух чисел. В результате выполнения операции сравнения получается логическое значение: истина или ложь.

· Текстовый оператор – применяется для обозначения операции объединения нескольких после­довательностей символов в одну последовательность символов.

Назначение операторов приведено в табл. 2.2.

Таблица 2.2

Назначение используемых в Excel операторов

Арифметический оператор	Назначение оператора
+ (знак плюс)	Сложение
- (знак минус)	Вычитание (или унарный минус, например, -1)
/ (косая черта)
* (звездочка)	Умножение
% (знак процента)
^ (крышка)	Возведение в степень
Операторы сравнения
= (знак равенства)
> (знак больше)
< (знак меньше)
>= (знак больше и знак равенства)	Больше или равно
<= (знак меньше и знак равенства)	Меньше или равно
<> (знак меньше и знак больше)
Текстовый оператор
& (амперсанд)	Объединение двух текстовых строк в одну
Адресные операторы
: (двоеточие)
; (точка с запятой)

Арифметические операторы

Арифметическими операторы получили наиболее широкое распространение. Они обеспечи­вают сложение, вычитание, умножение, деление, возведение в степень, нахождение процента по данным, приведенным в ячейках электронной таблицы. Примеры использования арифметических операторов приведены в табл. 2.3. Предполагается, что в ячейках А1, А2 и А3 содержатся числа 4, 5 и 10 соответственно.

Таблица 2.3

Примеры использования арифметических операторов

Excel выполняет вычисления в формулах слева направо и соблюдает принятый в математике приоритет выполнения арифметических операций. Первыми выполняются операции возведения в степень, затем умножение и деление, в последнюю очередь сложение и вычитание. для изменения порядка выполнения операций используются скобки.

Скобки должны быть парными, пробелы перед скобками или после них не допускаются, например:

15 – числовая константа,

“+” и “/” – операторы сложения и деления.

Операции в скобках выполняются первыми. Например, в формуле =(А1+А2+А3)/3 сначала вычисляется сумма чисел, содержащихся в ячейках А1, А2 и А3, потом найденная сумма делится на 3, в то время как в формуле =А1+А2+А3/3 на 3 делится только последнее слагаемое, а не вся сумма. Внутри скобок можно помещать другие скобки, что называется вложением скобок.

Ввод формулы в ячейку

Для ввода формулы в ячейку выделите ее и введите в строку формул или в ячейку знак “=”. Строка формул используется как средство, позволяющее создавать и изменять формулы.

При переходе в режим ввода формул поле Имя , расположенное в левой части строки формул, заменяется кнопкой, на которой отображена последняя использовавшаяся функция. Расположен­ная справа от нее кнопка со стрелкой открывает список, который содержит 10 последних исполь­зовавшихся функций и пункт Другие функции (рис. 2.13).

Рис. 2.13. Окно Excel в режиме ввода формул

В качестве примера введем формулу в ячейку D4. Закончив ввод формулы, нажмем клавишу Enter или щелкнем в строке формул по кнопке Ввод. В ячейке, содержащей формулу, отобразится результат вычисления, сама формула будет видна в строке формул (рис. 2.14).

Рис. 2.14. Отображение расчетной формулы в строке формул

ОТОБРАЖЕНИЕ ФОРМУЛЫ В ЯЧЕЙКЕ. При стандартной настройке в ячейке с формулой отображается результат вычислений, а не сама формула. В некоторых случаях, например, при составлении и проверке сложных расчетов в ячейке удобнее отображать не числовое значение, а саму формулу. Для отображения формул на рабочем листе выберите команду Параметры в меню Сервис , откройтевкладку Вид и в рамке Параметры окна установите флажок Формулы .

Для возврата к принятому режиму отображения формул снимите флажок. Чтобы перейти в режим отображения формул или вернуться в обычный режим нажмите клавиши Ctrl+` (клавиша обратного апострофа находится на той же клавише, что и тильда “~” – ниже клавиши Esc).

Например, нам надо подсчитать сумму чисел, хранящихся в ячейках А1, А2, А3. Щелкнем дважды ячейку А5 и поместим в нее формулу=А1+А2+А3. Чтобы вычислить сумму чисел, хранящихся в ячейках С1, С2, С3, можно не писать заново формулу, а скопировать ее из ячейки А5 в С5. Excel автоматически изменит относительные ссылки и формула примет вид = С1+С2+С3. Измененную формулу можно увидеть, щелкнув ячейку С5. (Для отображения формул в окне приложения установите флажок Формулы на вкладке Вид диалогового окна Параметры ).

Абсолютная ссылка сохраняет адрес определенной ячейки независимо от местоположения ячейки с формулой. Например, если скопировать формулу из ячейки А7 с абсолютными ссылками в ячейку С7, то формула не изменится. Для указания абсолютной ссылки используется знак доллара $. $А$7, $С$7 (рис. 2.15).

Рис. 2.15. Отображение формул с абсолютными и относительными ссылками в окне Excel

В тех случаях, когда при копировании или перемещении формулы необходимо сохранить неизменным только номер строки или только наименование столбца, применяют смешанную ссылку, например $D7 или F$5. Более подробно использование абсолютной ссылки в формуле рассмотрено ниже в разделе «Копирование формулы».

Можно ссылаться на ячейки, находящиеся на других листах книги или в другой книге, или на данные другого приложения. Ссылки на ячейки других книг называются внешними ссылками. Ссылки на данные других приложений называются удаленными ссылками.

При вводе ссылки на ячейку другого рабочего листа имя листа отделяется от имени ячейки восклицательным знаком. Если вводится ссылка на другую рабочую книгу, то указывается имя файла рабочей книги, которое заключается в квадратные скобки, например, [Книга2]Лист1!$C$3.

Копирование формул

Копирование содержимого одной ячейки (блока ячеек) в другую (блок ячеек) производится для упрощения ввода в таблицу однотипных данных и формул. При копировании формулы авто­матически изменяются относительные ссылки ячеек, входящие в формулу, в соответствии с ее новым положением на рабочем листе книги. Для запрета автоматической настройки адресов используют абсолютные ссылки ячеек. Исходная формула, подлежащая копированию или пере­мещению, воспринимается как некий шаблон, где указывается местоположение входных данных относительно местоположения ячейки с формулой.

КОПИРОВАНИЕ ФОРМУЛЫ МЕТОДОМ ПЕРЕТАСКИВАНИЯ. Приведем пример копиро­вания формулы методом перетаскивания. Предположим надо возвести в третью степень числа 5, 7 и 10, которые находятся в ячейках А3, А4 и А5. Результаты вычислений запишем соответственно в ячейки В3, В4 и В5. Выделим ячейку В3 и введем в нее формулу =А3^3 (символ “^” используется как оператор возведения в степень). Нажмем клавишу Enter. В ячейке появится результат 125. Выделим еще раз ячейку В3. Установим указатель мыши на маленький черный квадратик - маркер заполнения. Нажмем кнопку мыши и растянем рамку еще на две ячейки вниз. В выделенных ячей­ках отобразятся результаты вычислений: 343 и 1000. Щелкнем ячейку В4 – в строке формул увидим =А4^3, т.е. относительный адрес ячейки изменился.

Если при копировании формулы необходимо оставить ее адрес неизменным, то используется абсолютная ссылка. Напишем формулу в виде =$A$3^3. При копировании этой формулы в любое место таблицы всегда будут возведены в третью степень данные, находящиеся в ячейке А3. При копировании формулы относительные ссылки автоматически меняются, абсолютные ссылки не меняются.

КОПИРОВАНИЕ ФОРМУЛ С ПОМОЩЬЮ КОМАНДЫ КОПИРОВАТЬ В МЕНЮ ПРАВКА. Чтобы скопировать формулу, выделите ячейку с формулой и выберите в меню Правка команду Копировать . Затем выделите ячейку или диапазон ячеек, куда будет вставлена формула, и выбе­рите команду Вставить в меню Правка . Ячейки, в которые копируется формула, могут нахо­диться на другом листе или в другой книге. При копировании и при перемещении формул проис­ходит автоматическое изменение ссылок.

Стандартные функции Excel

Excel содержит обширный список стандартных функций, призванных облегчить выполнение простых и сложных вычислений. Функциями называются определенные формулы, обеспечи­вающие выполнение вычислений по заданным пользователем величинам в указанном порядке. Например, функция ДОХОД используется для вычисления дохода по облигациям, который составляет периодические процентные выплаты. Все функции имеют одинаковый формат записи, который включает имя функции и перечень аргументов. Аргументы располагаются в последова­тельности, определяемой синтаксисом функции, и разделяются запятой. Функция позволяет выполнить вычисления на листах книги и на листах макросов.

Функции вводят в таблицу в составе формул либо отдельно. Приведем некоторые функции, которые могут использоваться в электронных таблицах:

· математические;

· статистические;

· текстовые;

· логические;

· финансовые;

· функции даты и времени и др.

Математические функции используются в научных и инженерных расчетах для выполнения различных математических операций: вычисления логарифмов, тригонометрических функций, преобразование радиан в градусы и т. п.

Статистические функции используются для анализа диапазонов данных, вычисления пара­метров, характеризующих случайные величины, представленных множеством чисел, или их распределений, например стандартного отклонения, среднего значения, и т. п. В частности, мы можем найти уравнение прямой или экспоненциальной кривой, оптимально согласующейся с опытными данными.

Текстовые функции преобразуют числовое значение в форматированный текст, и результат больше не участвует в вычислениях как число. Они позволяет вычислить длину строки, преобра­зовать заглавные буквы в строчные и т.п. Для объединения нескольких текстовых строк в одну строку используется Амперсанд (&).

Например, в ячейке В3 вы можете записать фамилию продавца (Петров), в ячейке С3 – объем его продаж (5000). После записи в какой-нибудь ячейке В3& «продал»&ТЕКСТ(С3; "0,00 руб.")&" единиц товара» при проведении вычислений произойдет объединение содержимого ячеек в одну фразу: Петров продал на 5000,00 руб. единиц товара.

Логические функции используются для построения логических выражений, результат которых зависит от истинности проверяемого условия.

Финансовые функции используются в сложных финансовых расчетах, например определение нормы дисконта, размера ежемесячных выплат для погашения кредита, определение амортиза­ционных отчислений и др.

Функции для работы с датами и временем . Функция Дата вычисляет дату в числовом формате как число дней, прошедших с 1 января 1900 года. Функция Время – это доля 24 часового интервала, записанная в виде десятичной дроби, которая может принимать значения от 0 до 0,99999999. Нулю соответствуют 12:00:00 ночи. Часы изменяются от 0 до 23, минуты и секунды от 0 до 59.

Приведем примеры наиболее часто встречающихся функций.

СУММ(Список) – статистическая функция определения суммы всех числовых значений в Списке. Список может состоять из адресов ячеек и блоков, а также числовых значений.

СУММ(А2:А5;С1:С8)

СрЗнач(Список)– статистическая функция определения среднего арифметического значения всех перечисленных в Списке величин.

СрЗнач(B1:B10)

МАКС(Список) – статистическая функция, результатом которой является максимальное значение в указанном Списке.

МАКС (А3:А8;253)

IF (Условие, Истинно, Ложно) – логическая функция, проверяющая на истинность заданное логическое условие. Если условие выполняется, то результатом функции является значение аргу­мента "Истинно". Если условие не выполняется, то результатом функции становится значение аргумента "Ложно".

IF (B4<100, 100,200)

– если ячейка В4 содержит число меньше 100, то функции присваивается значение 100, если же это условие не выполняется (т.е. содержимое ячейки В4 больше или равно 100), функции присваивается значение 200.

РАЗЛИЧНЫЕ ВАРИАНТЫ ВЫПОЛНЕНИЯ РАСЧЕТОВ. В большинстве случаев Excel предусматривает несколько вариантов выполнения расчетов. Покажем это на примере суммирова­ния данных. Для сложения чисел в диапазоне ячеек используется функция СУММ, которая явля­ется самой часто используемой функцией.

Введем слагаемые в ячейки D3, D4, D5. Суммирование можно выполнить следующими спосо­бами:

I способ .

Выделим ячейку D6 и введем в нее формулу для расчета, сделав ссылку на ячейки, содержа­щие исходные данные:

Нажмем клавишу Enter, и в ячейке D6 появится результат.

II способ

Введем знак “=” в ячейку D6, щелкнем ячейку D3 - после знака равенства в ячейке D6 отобра­зится адрес ячейки D3.

Поставим знак “+” и щелкнем ячейку D4. В ячейке D6 появится запись “=D3+D4”. Введем знак “+”, щелкнем ячейку D5 и нажмем клавишу Enter. В ячейке D6 появится результат

III способ .

Щелкнем ячейку D6 и нажмем кнопку Автосумма на панели инструментов Стандартная . В ячейке появится запись =СУММ(D3:D5), т.е. предлагается провести суммирование данных, запи­санных в ячейках от D3 до D5, расположенных в одном столбце с D6.

Нажмем клавишу Enter и мы увидим результат суммирования. При выделении диапазона ячеек и нажатии кнопки Автосумма в пустую ячейку, следующую за диапазоном, будет вставлена формула подсчета суммы этих ячеек.

IV способ .

Выделим ячейку D6 и введем в нее с клавиатуры формулу, содержащую функцию = СУММ (D3:D5).

V способ.

Щелкнем ячейку D6 и воспользуемся для ввода формулы мастером функций.

Использование ссылок в функциях

Чтобы сослаться на диапазон ячеек, введите ссылку на верхнюю левую ячейку диапазона, поставьте двоеточие (:), а затем – ссылку на правый нижний угол диапазона. Например, A2:C5. Ссылка на все ячейки между 6-й и 15-й строками включительно имеет вид 6:15, на все ячейки в столбце С – С:С.

Примеры записей диапазонов ячеек в функции:

· =СУММ(Е:Е) – определяется сумма числовых значений, содержащихся в столбце Е;

· =СУММ(Е2:G5) – подсчитывается сумма числовых значений, расположенных в диапазоне от Е2 до G5;

· =СУММ(5:5) – суммируются данные всех ячеек пятой строки;

· =СУММ(2;4) – подсчитывается сумма 2+4.

Допускается смешанная запись адресов ячеек и блоков ячеек. В этом случае формула может выглядеть следующим образом:

СУММ(С8;D4;Е2:E5;F5)

Выполнение расчета с использованием стандартных функций

Запись функции начинается с указания ее имени, затем следует открывающаяся скобка, аргу­менты и закрывающая скобка. Функция может не иметь аргументов. Она может вводиться в ячейку листа как часть формулы. Функция позволяет выполнить вычисления на листах книги и на листах макросов.

Для вставки функции нажмите кнопку Вставка функции , На экране отобразится панель формул. Панель формул появляется также при нажатии кнопки Вставка функции на панели инст­рументов Стандартная . При неправильной записи формулы на экране может появиться сообщение о циклической ссылке. Имена функций можно набирать строчными буквами. Они будут преобра­зованы в прописные после нажатия клавиши Enter. Функции, являющиеся аргументом другой функции, называются вложенными. В формулах Excel можно использовать до семи уровней вложения функций.

Чтобы выполнить расчет, используя стандартную функцию, выполните следующие действия:

1. Выделите ячейку, в которую надо вставить функцию, введите “=”, а затем в раскрываю­щемся списке Функции в строке формул выберите нужную из списка. На экране отобразится диалоговое окно Аргументы функции. Если в раскрывающемся списке выбрать Другие функции, то откроется диалоговое окно Мастер функций – шаг 1 из 2 (рис. 2.16).

Другие способы отображения диалогового окна Мастер функций – шаг 1 из 2 :

· нажмите кнопку Вставка функции в строке формул;

· выберите команду Функция в меню Вставка .

Рис. 2.16. Диалоговое окно мастера функций – шаг 1 из 2

2. В диалоговом окне Мастер функций – шаг 1 из 2 в поле Поиск функции введите описание действия, которое вы хотели бы выполнить. Например, чтобы найти функции, связанные с лога­рифмами чисел, введите log . Если вы не знаете, к какой категории относится ваша функция, то в раскрывающемся списке или категория выберите строку Полный алфавитный перечень и просмотрите список всех функций в алфавитном порядке. Полоса прокрутки позволяет просмот­реть невидимые в данный момент элементы списка. В нижней части окна дается определение выделенной функции и ее аргументов. Чтобы получить описание функции, выберите функцию в списке и щелкните ссылку Справка по этой функции . Выделите нужную строку в списке Выбе­рите функцию и нажмите кнопку OK или клавишу Enter.

3. На экране отобразится диалоговое окно Аргументы функции (рис. 2.17). В верхней части окна размещаются поля, предназначенные для ввода аргументов, в нижней части – справочная информация: имя выбранной функции, все ее аргументы, назначение функции и каждого аргу­мента, текущий результат функции и всей формулы. В тех случаях, когда аргумент приведен полужирным шрифтом, он является обязательным, если обычным шрифтом, то его можно пропус­тить.

Чтобы панель формул не закрывала диапазон ячеек с данными, ее можно переместить, удер­живая нажатой кнопку мыши. Чтобы ввести в качестве аргумента ссылку на ячейку, щелкните значок, расположенный у правой границы поля.

Высота диалогового окна уменьшится. Выбрав ячейки, щелкните значок, позволяющий вернуть диалоговому окну первоначальный размер. Если диалоговое окно Аргументы функции позволяет ввести несколько аргументов, то переход от одного поля аргумента к другому можно выполнять клавишей Tab. После ввода аргументов будет выведен текущий результат.

Рис. 2.17. Использование панели формул для оценки дисперсии по выборке

ПРИМЕР 1. Excel помогает вычислить различные справочные данные, не пользуясь справочниками. Найдите десятичный логарифм числа 250. Выполните упражнение следующим образом:

Вставка функции Мастер функций – шаг 1 из 2 Категория выделите строку Математические, а в нижнем списке Выберите функ­цию – LOG10 и нажмите кнопку OK . На экране отобразится диалоговое окно Аргументы функции (рис. 2.18). Введите число 250 в строку Число диалогового окна и получите результат 2,398.

Рис. 2.18. Вычисление десятичного логарифма

ПРИМЕР 2. Найдите значения тригонометрических функций: синуса, косинуса, тангенса, котангенса для угла 10 градусов.

Выделите ячейку, в которую надо вставить функцию, и нажмите кнопку Вставка функции в строке формул. В диалоговом окне Мастер функций – шаг 1 из 2 (см. рис. 2.16) в раскрываю­щемся списке Категория выделите строку Математические, а в нижнем списке Выберите функ­цию выберите соответствующую тригонометрическую функцию и нажмите кнопку ОК . Введите число 10 в строку Число диалогового окна Аргументы функции и увидите результат. Для справки приведем значения тригонометрических функций: sin 100=0,17, cos100=0,98, tg 100=0,18, ctg 100=5,67.

ПРИМЕР 3. Определите среднее арифметическое значение следующих величин: 5, 20, 10, 8. Разместите указанные величины в различных ячейках, например, В6, B10, B13 и B17. Установите курсор в ячейке, в которой будет расположен результат вычислений и нажмите кнопку Вставка функции в строке формул. В диалоговом окне Мастер функций – шаг 1 из 2 (см. рис. 2.16) в раскрывающемся списке Категория выделите строку Статистические, а в нижнем списке Выбе­рите функцию установите СРЗНАЧ. В окне Аргументы функции нажмите кнопку свертывания окна, расположенную справа от поля Число 1 и выделите диапазон ячеек, в котором расположены числа. Нажмите клавишу Ввод . В нижней части окна Аргументы функции вы прочтете значение среднего, которое после нажатия кнопки ОК будет помещено в заданную вами ячейку.

Примечание

В любую ячейку рабочей книги можно вставить примечание, содержащее дополнительную информацию. Выделите ячейку и выберите команду Примечание в меню Вставка . На экране рядом с ячейкой появится рамка с именем автора примечания. В рамку вводится текст примеча­ния, относящийся к этой ячейке. Автор примечания указывается на вкладке Общие в диалоговом окне Параметры, отображаемого на экране после выбора одноименной командыв меню Сервис . Размер рамки определяет не объем информации, представленной в примечании, а только какая часть примечания будет отображена на экране. При задержке указателя мыши в ячейке, содержа­щей значок примечания (красный треугольник в правом верхнем углу ячейки), автоматически будет выведено всплывающее окно с текстом примечания.

Если на вкладке Вид диалогового окна Параметры в группе Примечания переключатель уста­новлен в положение Только индикатор, то ячейки, содержащие примечания, помечаются в верх­нем правом углу индикатором, имеющим вид красного треугольника. Если переключатель нахо­дится в положении Примечание и индикатор, то видны как индикатор, так и часть примечания, ограниченная рамкой (рис. 2.19).

Рис. 2.19. Отображение индикатора и текста комментария ячейки

Примечания, сделанные разными пользователями для одной ячейки, будут выводиться в одном окне примечаний и помечаться именами соответствующих пользователей. Эта возможность может быть использована вместе с портфелем Windows. Пользователь может работать с копией общей книги, отсоединившись от локальной сети, затем поместить ее в портфель и объединить с другими копиями при восстановлении подключения к сети.

Сообщение об ошибке

Сообщение об ошибке начинается со знака #, например, если при выполнении расчетов в ячейке появится #ЗНАЧ!, то это означает, что программа не может найти исходные данные. В зависимости от причины возникновения ошибки меняется вид сообщения. Так, сообщение #ДЕЛ/0! появляется, когда в формуле предлагается провести деление на ноль (рис. 2.20). При подводе указателя мыши к значку смарт-тега рядом с ними отображается, кнопка. Щелкните значок, чтобы открыть меню, из которого вы узнаете, какого типа ошибка обнаружена, сможете просмотреть этапы вычислений, провести изменения в строке формул и т.д.

Рис. 2.20. Сообщение об ошибке

Если Excel считает, что ошибку во введенном выражении можно исправить, то появится окно с предложением, как отредактировать формулу.